电子邮件怎么填写(如何写一封好的专业的电子邮件)

在给员工和同事发送电子邮件之前,每个人都应该知道什么虽然短信和社交媒体非常流行,但电子邮件仍然是商界最常见的书面沟通方式,也是最常被滥用的方式。电子邮件信息常常充

在给员工和同事发送电子邮件之前,每个人都应该知道什么

电子邮件怎么填写(如何写一封好的专业的电子邮件)

虽然短信和社交媒体非常流行,但电子邮件仍然是商界最常见的书面沟通方式,也是最常被滥用的方式。电子邮件信息常常充满暴力、咆哮和叫喊——似乎简洁意味着你必须听起来很霸道。但事实并非如此。

考虑一下最近发送给大型大学校园所有员工的这封电子邮件:

是时候更新你的教师停车证了。新标志需要在11月1日前完成。《停车规则和条例》规定,所有在校园内行驶的车辆必须显示当前的标志。

写上“你好!”在这条信息的前面。并不能解决问题。只会增加一种虚假的亲密感。

电子邮件怎么填写(如何写一封好的专业的电子邮件)

相反,想想看,如果我们简单地加一个‘请’字,直接问候读者,那么这封邮件会更漂亮,更简短,可能更有效:

请在11月1日前更新您的教职工停车许可证。

当然,如果邮件的作者真的为读者着想,他们可能会再加一个有用的插曲:如何以及在哪里更新停车证。本文以关于停车贴的电子邮件为例,试图将这些技巧融入到我的写作中,得到更好、更清晰、更有效的电子邮件。

电子邮件怎么填写(如何写一封好的专业的电子邮件)

1.总是用对读者有意义的话题来填充主题行。不是“贴纸”或“重要!”这是“新停车贴的最后期限”。

2.把你的要点写在开场白里。大多数读者不会为了一个愉快的结局而坚持下去。

3.永远不要用模糊的“这”来开始一条信息——例如,“这需要在5点之前完成”。一定要明确自己想写什么。

4.不要全部用大写字母(不要喊!),而且不要全用小写字母(除非你是诗人E. E .卡明斯)。

5.作为一般规则,PLZ避免使用文本语言(缩写和首字母缩写)。你可能是ROFLOL(在地板上打滚并大笑),但你的读者可能会对WUWT(到底发生了什么)产生怀疑。

电子邮件怎么填写(如何写一封好的专业的电子邮件)

6.简短而有礼貌。如果你的信息超过两三段,考虑(a)减少信息或(b)提供附件。但在任何情况下,你都不应该生气、吼叫或吠叫。

7.记得说“请”和“谢谢”。而且是真的。比如‘谢谢你理解下午休息取消的原因’就是傲慢小气。很不礼貌。

8.在签名区添加适当的联系信息(在大多数情况下,您的姓名、公司地址、电话号码和法律免责声明,如果贵公司要求的话)。需要用巧妙的语录和艺术品打扰签名区吗?可能没必要。

9.单击“发送”之前,请进行编辑和校对。你可能会觉得自己忙得没时间为小事流汗,但不幸的是,你的读者可能会觉得你是个粗心的傻瓜。

10.最后,及时回复严肃新闻。如果您需要超过24小时来收集信息或做出决定,请发送简短的回复来解释延迟的原因。

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